営業組織におけるノンコア業務の効率化方法 — スタートアップCEOの実践録

大阪・関西・近畿を中心に病院や法人を回る医療スタートアップで、営業リソース不足とノンコア業務の多さに悩みました。外資コンサル出身として戦略は描けても、移動・資料作成・議事録・デモ機管理・学会対応などで時間が奪われ、肝心の営業・事業開発・販路開拓に手が回らない。支援会社・代行会社・コンサル、生成AI、BPOを組み合わせ、病院・医療・ヘルスケア特有の制約下で効率化した方法をまとめます。

1. ノンコア業務の棚卸し（最初の7日）

• 分類の軸：売上直結（コア）か否か、専門性が必要か、委託リスク（情報・ブランド・法務）があるか。
• リスト化：資料初稿、議事録・要約、デモ機搬送・清掃・保守、学会展示準備、リードリスト整備、インサイド定型対応、移動・スケジュール調整、反社チェック、稟議用データ整理など。
• 優先順位：時間を奪っている上位5つを先に外出し検討。
• ガバナンス：反社・再委託禁止、データアクセス範囲を決めておく。医療・ヘルスケアではここが甘いと一瞬で信頼を失う。

2. 外出し/自動化の方針

• 資料初稿：生成AI＋代行会社で初稿を作り、社内で最終化。医療マナーやデータフローは自社が握る。
• 議事録・要約：録音は禁止が基本。リアルタイムメモ＋AI要約で時間短縮。院内情報は持ち出さない。
• デモ機・サンプル管理：搬送・清掃・保守をチェックリスト化し、BPO/代行に委託。SLAに衛生・時間厳守・再委託禁止を明記。
• 学会展示：装飾・設営・撤去・資材管理をBPOに任せ、キーマン対応に集中。
• リードリスト整備・インサイド定型：代行に委託し、スクリプトとログフォーマットを支給。
• スケジュール・移動最適化：関西・近畿内で訪問をまとめ、移動1時間以内を基本に組む。

3. 役割分担とSLA

• 役割：自社はシナリオ・価格・キーマン合意・稟議セット。外部はアウトバウンド、資料初稿、議事録、デモ機管理、学会準備など。
• SLA：応答時間、納期、ログ提出、インシデント報告（24h/72h）、再委託禁止、反社チェック、データアクセス範囲。
• 教育：病院でのマナー（撮影/録音禁止、時間厳守、名刺・身分証携行、感染対策）、情報セキュリティ、関西の商習慣を研修。
• リスク：ブランド毀損・情報漏洩のリスクが高いものは外出ししないか、厳格に制御。

4. 30・60・90日プランで回す

0〜30日

• ノンコア業務を棚卸し、外出し/自動化対象を決定。
• 契約にSLA・R&R・反社・再委託禁止・データ範囲を明記。
• テンプレ（資料、議事録、ログ、デモ機チェックリスト）を整備。
• 生成AIの利用ポリシーを策定（持ち出し禁止、ログ保存、院内情報の扱い）。

31〜60日

• 外出し開始、週次でSLA遵守と品質を確認。
• 面談ログと学びをテンプレに反映し、トーク・資料をアップデート。
• 移動最適化（大阪・関西・近畿内で訪問固め）、オンライン併用を徹底。
• 学会・イベントのBPO活用をテスト。

61〜90日

• 成果測定（時間削減、コスト削減、面談数、商談化率、PoC合意）。
• 内製化/外出しの線引きを再評価し、SLAと契約を見直す。
• 横展開：他エリア・他チームへの展開手順（資料・トレーニング・SLA）をまとめる。

5. KPIと効果測定

• 時間削減：資料作成、議事録、移動、デモ機準備にかかる時間を週・月で計測。
• 面談数・商談化率：外出し後に増えた面談数と商談化率。
• PoC合意/稟議通過：ノンコア効率化で「進みが速くなったか」を確認。
• コスト：外部費用 vs 時間削減による人件費換算、移動・デモ機コスト減。
• 品質：クレーム件数、ログ提出率、SLA遵守率。

6. ケーススタディ（関西・近畿での3例）

ケース1：資料初稿と議事録の外出し

代行＋生成AIで初稿と要約を作成。医療マナーとデータフローは自社がチェック。資料作成時間を週6時間削減、面談準備が増え商談化率が向上。

ケース2：デモ機管理のBPO

搬送・清掃・保守をチェックリスト化し、BPOに委託。滞留と破損が減り、同じ台数で扱える案件が1.4倍に。

ケース3：学会展示の外出し

装飾・設営・撤去をBPOに依頼し、営業はキーマン対応に集中。ブース運営のトラブルが減り、商談リードが前回比150％。

7. よくある失敗と回避策

• 役割不明で漏れ/重複：SLA・R&Rを契約で明確に。
• ログ不備で学びが貯まらない：フォーマットを固定し、提出を週次でチェック。
• 情報漏洩・ブランド毀損：撮影/録音禁止、データ持ち出し禁止、再委託禁止を徹底。
• 内製化が進まない：90日ごとに線引きを見直し、必要なものは自社に戻す。
• 地域特性を無視：関西・近畿の働き方KPIや再編を無視して提案し、温度が上がらない。

8. ツールとテンプレ

• 生成AI：初稿/要約、FAQ案の作成。持ち出し禁止とログ保存を徹底。
• チェックリスト：デモ機・搬送・学会・議事録の標準フロー。
• プレイブック：トーク、FAQ、キーマンマップ、ログフォーマット、SLAを集約。
• ダッシュボード：時間削減、面談数、商談化率、PoC合意、コスト、クレーム数を可視化。
• カレンダー連携：訪問・審査日・役員会を可視化し、移動を最適化。

9. オペレーションの1日（サンプル）

• 08:30　全体朝会（5分）：関西・近畿の訪問計画と移動調整を確認、キーマン情報のアップデートを共有。
• 09:00　移動/メール下書き：社内で価値確認待ちの案件に資料ドラフトを送付。生成AIで初稿を作り、医療マナーとデータフローだけ手直し。
• 10:00　病院訪問1件目：看護部・情報部とのヒアリング。録音せずメモ＋AI要約。審査日を確認し、次回までの宿題を合意。
• 12:00　移動中メンテ：デモ機の状態を写真で共有し、BPOに清掃とバッテリー交換を依頼。
• 14:00　一般BtoB商談：大阪の製造業で課題深掘り。代行会社が事前に温度感と導入動機を取得済み。
• 16:00　院内で15分レビュー：今日は「誰の時間を何分減らせたか」をメモし、プレイブックに反映。
• 17:00　社内共有：ログをテンプレで提出、面談数・商談化率の変化をダッシュボードで確認。

このルーティンを回すと、ノンコアに飲み込まれず、営業・事業開発・販路開拓の時間が守られます。

10. SLAと契約の具体例（抜粋）

• 応答時間：問い合わせは24時間以内、学会・デモ機トラブルは4時間以内に一次回答。
• ログ提出：訪問当日中に所定フォーマットで提出。キーマン、審査日、懸念を必須フィールドに。
• 品質保証：資料の誤記・誤送付は48時間以内に訂正、再発防止策を共有。
• 再委託禁止・反社条項：大阪・関西・近畿エリアの提携先にも同条件で周知。
• データアクセス範囲：個人情報や院内データへのアクセスを禁止、必要な場合は事前承認制。
• 成果指標：面談設定数、商談化率、PoC合意数を月次でレビューし、未達時の改善計画を30日以内に提出。

11. 教育と内製化の進め方

• 初週オリエン（90分）：病院でのマナー、撮影/録音禁止、感染対策、関西・近畿の商習慣、セグメント別トークの演習。
• 同席期間（3週間）：支援会社・代行会社とFSが同席し、議事録と資料修正の質を揃える。
• テストとフィードバック：週1回ロールプレイを実施し、チェックリスト準拠率と回答の正確性をスコア化。
• 内製化マイルストーン：90日以内に資料初稿と議事録を自社だけで回せる状態を目指し、残す外出し範囲を見直す。
• 知識ベース：FAQ、キーマンマップ、SLA、プレイブックをNotion等で共有。タグ（病院/医療/ヘルスケア/大阪/関西/近畿）で検索性を高める。

12. 追加ケース（病院と一般BtoB）

• 病院向け：夜勤負荷軽減PJ
  看護部と情報部の双方に評価指標を合わせるのに苦戦。夜勤帯の運用フロー図を外部に描いてもらい、FSが安全・責任分界を上書き。資料作成は外出し、稟議資料は自社で管理。回収期間を11か月で提示し稟議通過。
• 一般BtoB：大阪の製造業での販路開拓支援
  代行会社がアウトバウンド、支援会社がシナリオと資料初稿を担当。自社は価格とキーマン合意を握り、月次で商談化率とクレーム件数をレビュー。面談数1.5倍、商談化率1.3倍、コストはほぼ横ばいで時間外が週5時間減。
• 医療機器メーカー：学会シーズンのピーク対応
  学会展示と病院訪問が重なる時期、デモ機搬送とブース設営をBPOへ。営業は商談とキーパーソン挨拶に集中し、リード回収→温度感判定→フォローを当日中に完了。回収リードの商談化率が25％→38％へ。

13. チェックリスト（抜粋20項目）

1. ノンコア業務を棚卸し、上位5つを外出し候補にしたか
2. 反社・再委託禁止、データアクセス範囲を契約に入れたか
3. 病院でのマナー（撮影/録音禁止、時間厳守、感染対策）を全員が理解したか
4. 資料初稿・議事録・ログのテンプレを整備したか
5. 生成AIの利用ポリシー（持ち出し禁止、ログ保存）を定めたか
6. デモ機チェックリスト（搬送・清掃・保守・返却）を作成したか
7. 学会展示の役割分担表とタイムラインを共有したか
8. リードリスト整備とインサイドの定型対応を外出ししたか
9. 移動最適化（大阪・関西・近畿で1日2〜3件に固める）を実行しているか
10. 面談ログを当日中に提出し、キーマン・審査日・懸念を埋めたか
11. 週次でSLA遵守率とクレーム件数を確認しているか
12. 月次で商談化率・PoC合意数・回収期間をレビューしたか
13. 失注理由を分類し、テンプレに反映したか
14. 学会・診療報酬改定・地域再編の予定を営業計画に織り込んだか
15. 支援会社・代行会社・コンサルのR&Rを更新し共有したか
16. FAQとキーマンマップを最新化し、検索タグを付けたか
17. 外部への教育（オリエンとロールプレイ）を月1回実施したか
18. データ持ち出し禁止とログ保存が守られているかを監査したか
19. コア業務（価格・キーマン合意・稟議セット）は自社で握れているか
20. LP/内部リンクの導線を本文に自然に配置したか

14. よくある質問（Q&A）

Q：外出しで品質が落ちるのが怖いです
A：初稿は外で作り、最終稿とデータフロー・責任分界は自社で握る線引きを徹底します。SLAに誤記修正の期限と再発防止策共有を入れると品質が安定します。
Q：病院で録音禁止だと議事録が漏れます
A：2人体制でメモし、会議後すぐに要点を箇条書き。その場で「聞き漏れがないか」確認を入れるだけで精度が上がります。AI要約はメモを入力して使うと短時間で整理できます。
Q：コストが先行してしまいます
A：時間削減を人件費換算し、面談数・商談化率の改善とセットで見ます。回収期間が12か月以内なら続ける、超える場合は内製化を早める、と基準を決めると判断がぶれません。

15. ダッシュボード例とレビュー会

• 指標の見せ方：面談数・商談化率・PoC合意数・回収期間・クレーム数・ログ提出率をステージ順に並べ、赤黄緑の3色で可視化。
• レビューの順番：数値→原因→打ち手の順で3点だけ決める。長い会議は禁止。
• 地域別の切り口：大阪・関西・近畿で分けると、移動効率や会議体の違いが見え、次週の訪問計画に直結する。
• 外部も巻き込む：支援会社・代行会社・コンサルを月次で同席させ、SLA遵守率と失注理由を共有。改善策を翌月のスクリプトに反映させると、温度感が揃う。
• 小さな勝ちの共有：「今日は誰の時間を何分減らせたか」を毎回一つ出すと、外部チームとの士気が上がり、病院・医療・ヘルスケアの長期案件でも疲れにくい。

16. 内部リンクと導線

• 課題記事→解決記事→LPの流れで本文中に「詳しくはこちら」を配置。
• サイドバーや固定バナーで「医療業界特化 伴走型営業支援サービス」を案内。
• CTAは「誰の時間をどれだけ減らすか」を繰り返し、課題と提案を結びつける。

17. まとめ

ノンコア業務の効率化は、線引き・SLA・仕組み化の3点で決まります。何を外に出し、何を自社で握るかを決め、学びをテンプレに残し、90日で見直す。関西・近畿の現場で学んだこの型は、病院営業でも一般BtoBでも使えます。大阪の夕方に移動しながら、支援会社・代行会社・コンサルとのチャットを見返すと、ほんの数行でも改善点が見つかります。今日も院内のカフェで5分だけ振り返ります。「誰の時間を減らせたか」「どの懸念を潰せたか」。答えが一つでもあれば、次の一歩は軽くなります。
また病院へ。

追加リソース

ノンコア業務の外出しやSLA例、伴走型支援の進め方はLPにまとめています。詳細は詳しくはこちらをご覧ください。